Näin vastaat vastaamattomiin puheluihin automaattisesti
Miten vastaamattomiin puheluihin voi vastata automaattisesti?
Vaihtoehtoja on useita: perinteinen vastaaja, ulkoistettu puhelinpalvelu, siirto toiselle työntekijälle tai automaattinen tekstiviesti. SmartPulse edustaa viimeistä tapaa — se lähettää soittajalle tekstiviestin heti, kun puheluun ei ehditä vastata.
Mikä tapa toimii parhaiten pienelle palveluyritykselle?
Automaattinen tekstiviesti sopii yleensä parhaiten yrityksille, joissa henkilökunta on kentällä eikä ehdi puhelimeen. Se ei vaadi lisähenkilöstöä ja tavoittaa asiakkaan heti sen sijaan, että hän jäisi odottamaan takaisinsoittoa.
Neljä tapaa hoitaa vastaamaton puhelu
Kun puheluun ei ehditä vastata, yrityksellä on käytännössä neljä vaihtoehtoa:
- Vastaaja. Halpa ja yksinkertainen, mutta suuri osa soittajista ei jätä viestiä eikä koe saaneensa mitään konkreettista vastausta.
- Ulkoistettu puhelinpalvelu tai vaihde. Ihminen vastaa puolestasi, mikä toimii hyvin, mutta maksaa kuukausittain ja vaatii puhelujen ohjaamisen sekä perehdytyksen tuotteeseen.
- Siirto toiselle työntekijälle. Toimii, jos joku todella on vapaana — käytännössä pienissä yrityksissä harvoin.
- Automaattinen tekstiviesti. SmartPulse havaitsee vastaamattoman puhelun ja lähettää soittajalle viestin heti. Kyseessä ei ole puheluun vastaaminen, vaan nopea, kirjallinen yhteydenotto sen jälkeen.
Miksi nopeus ratkaisee
Soittaja, joka ei saa vastausta, ei yleensä jää odottamaan — hän etsii seuraavan vaihtoehdon. SmartPulse ottaa yhteyden heti: viesti lähtee sekunneissa puhelun päätyttyä. Growth-paketissa keskustelu jatkuu tekstiviestitse ja SmartPulse varaa ajan suoraan kalenteriin, jolloin puhelu muuttuu kirjatuksi keikaksi ilman erillistä takaisinsoittoa.
Käyttöönoton tarkistuslista
- Päätä, mihin numeroon tai numeroihin automaattinen vastaus otetaan käyttöön.
- Kirjoita lyhyt, asiallinen viestipohja omalla äänellänne.
- Sovi, kuka seuraa saapuvia vastauksia, jos keskustelu vaatii ihmisen väliintuloa.
- Testaa toimivuus soittamalla itse ja jättämällä puhelu vastaamatta.
- Liitä kalenteri, jos haluatte, että ajanvaraus tapahtuu suoraan keskustelussa (Growth).
Esimerkki viestin sisällöstä
Yksinkertainen esimerkki siitä, millainen ensimmäinen viesti voisi olla:
"Hei, tässä [Yritys]. Huomasimme soittonne, mutta emme ehtineet vastata. Kertokaa lyhyesti, mihin tarvitsette apua, niin palaamme asiaan pikaisesti."
Sävy kannattaa pitää samana kuin puhelimessa muutenkin — asiallisena ja lyhyenä. Liian pitkä tai mainosmainen viesti vähentää vastausten määrää.
GDPR ja suostumus lyhyesti
Kun asiakas itse soittaa yrityksen numeroon, kyse on hänen aloittamastaan yhteydenotosta — vastaus samaan asiaan tekstiviestitse ei ole markkinointia. Tiedot kannattaa silti käsitellä huolella: kerro viestissä selkeästi, kuka lähettää, säilytä keskusteludata EU:n alueella ja sovi tietojen säilytysajoista osana käyttöönottoa. Lue lisää siitä, miten SmartPulse käyttää tekoälyä asiakasviestinnässä tekoälyoppaastamme.
Kokeile itse
Helpoin tapa arvioida, sopiiko automaattinen tekstiviesti omaan yritykseen, on kokeilla sitä. Soita demonumeroon ja jätä puhelu vastaamatta. Kun olet valmis, vertaile Essential- ja Growth-pakettien eroja hinnoittelusivulla.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitseeko asiakas antaa suostumuksensa tekstiviestin vastaanottamiseen?
Kun asiakas soittaa yrityksen numeroon, hänen voidaan katsoa odottavan yhteydenottoa samasta asiasta. Selkeä, asiallinen viesti puhelun jatkona on eri asia kuin markkinointiviesti, mutta on hyvä käytäntö kertoa viestissä, kuka lähettää ja mihin asiaan se liittyy.
Säilyykö puhelun keskustelu jossain, ja kuka näkee sen?
SmartPulsessa keskustelu tallentuu yrityksen omaan näkymään, ei kolmansille osapuolille. Tiedot käsitellään EU:n alueella, ja niiden säilytysajoista kannattaa sopia oman käyttöönoton yhteydessä.
Eroaako tämä puhelinvaihteesta tai vastaajapalvelusta?
Kyllä. Vaihde ja puhelinpalvelu vaativat ihmisen vastaamaan puheluun reaaliajassa. SmartPulse ei vastaa puheluun — se lähettää tekstiviestin sen jälkeen, kun puhelu on jo jäänyt vastaamatta.
Kokeile, miten SmartPulse ottaa yhteyden heti.
Soita demonumeroon ja katso, millainen viesti asiakkaalle lähtee vastaamattoman puhelun jälkeen.