Mitä pitopalvelun varausjärjestelmältä kannattaa vaatia?
Mitä pitopalvelun varausjärjestelmän pitää vähintään tehdä?
Sen pitää kerätä tilaisuuden perustiedot yhdellä kertaa: tilaisuuden tyyppi, päivämäärä, vierasmäärä, paikka ja erityisruokavaliot. Lisäksi tiedustelun pitää päätyä selkeästi yrityksen käsiteltäväksi, ja asiakkaan pitää tietää, mitä seuraavaksi tapahtuu.
Tarvitseeko pitopalvelu automaattisen hinnoittelun?
Ei välttämättä. Automaattinen hinta-arvio sopii selkeisiin paketteihin, mutta moni pitopalvelu haluaa käydä tiedustelut läpi itse ja lähettää räätälöidyn tarjouksen.
1. Kerää tiedot, joita tarvitset tarjoukseen
Mieti, mitä kysyt asiakkaalta nyt puhelimessa tai sähköpostissa ennen kuin pystyt tekemään tarjouksen. Tyypillisesti listalla ovat tilaisuuden tyyppi, päivämäärä, vierasmäärä, tilaisuuden paikka, toivottu kellonaika sekä ruokavaliot ja allergiat.
Hyvä varauspolku kysyy nämä yhdellä kertaa ja juuri siinä järjestyksessä, joka on asiakkaalle luonteva. Yritysten lounastarjoilu ja häät tarvitsevat usein eri kysymykset, joten polun kannattaa vaihdella tilaisuuden tyypin mukaan.
2. Päätä, lasketaanko hinta automaattisesti vai tehdäänkö tarjous
Automaattinen hinta-arvio toimii, kun paketit ja hinnat ovat selkeitä: esimerkiksi tietty menu hintaan per henkilö. Jos hinta riippuu paljon paikasta, henkilökunnasta tai erikoistoiveista, on usein parempi kerätä tiedot ja lähettää räätälöity tarjous.
Kumpikin tapa on hyvä, kunhan asiakkaalle kerrotaan selvästi, onko kyse arviosta vai lopullisesta hinnasta.
3. Varmista, että asiakas tietää mitä seuraavaksi tapahtuu
Moni pitopalvelu vahvistaa saatavuuden vasta tiedustelun jälkeen. Se on täysin toimiva malli, kunhan asiakas näkee lähetyksen jälkeen, milloin ja miten häneen otetaan yhteyttä. Epäselvä odotus on yksi yleisimmistä syistä siihen, että asiakas pyytää tarjousta myös kilpailijalta.
4. Ilme kotisivuilta varaukseen asti
Valmiit järjestelmät näyttävät usein samalta kaikilla käyttäjillään. Jos pitopalvelusi brändi on tärkeä osa myyntiä, kannattaa selvittää, voiko varauspolun ulkoasun ja kysymykset suunnitella oman yrityksen mukaan. Räätälöidyssä toteutuksessa tämä on lähtökohta.
5. Tarkista nämä ennen hankintaa
- Liittyykö järjestelmä nykyisiin kotisivuihisi, ja miten?
- Kuka näkee saapuneet tiedustelut ja miten niihin vastataan?
- Mitä toimintoja hintaan oikeasti kuuluu, ja mitä pitää tilata erikseen?
- Toimiiko varaus hyvin puhelimella?
- Miten järjestelmää kehitetään, kun tarpeet muuttuvat?
Valmis järjestelmä vai räätälöity toteutus?
Valmis järjestelmä on usein nopea ottaa käyttöön. Räätälöity varausjärjestelmä taas kannattaa, kun haluat varauspolun näyttävän omalta yritykseltäsi ja toimivan juuri teidän prosessienne mukaan.
Smart Pulse suunnittelee ja toteuttaa räätälöityjä varausjärjestelmiä pitopalveluille ja tarvittaessa myös pitopalvelun kotisivut samalla kertaa.
Usein kysytyt kysymykset
Riittääkö tavallinen yhteydenottolomake?
Pienelle pitopalvelulle selkeä lomake voi riittää pitkään. Kun tiedusteluja tulee paljon ja samat lisäkysymykset toistuvat, jäsennelty varauspolku säästää aikaa molemmin puolin.
Pitääkö varausjärjestelmän näyttää yrityksen omalta?
Se kannattaa. Asiakas siirtyy kotisivuilta varaukseen, ja jos ilme vaihtuu kesken kaiken yleiseen pohjaan, kokonaisuus tuntuu irralliselta. Omalla ilmeellä tehty varauspolku jatkaa samaa tarinaa kuin sivusto.
Voiko varausjärjestelmän liittää nykyisiin kotisivuihin?
Yleensä voi, mutta se riippuu sivuston tekniikasta. Tarkista asia aina ennen hankintaa.
Mietitkö varausjärjestelmää pitopalvelullesi?
Kerro, miten tiedustelut hoituvat nyt, niin ehdotamme järkevän ensimmäisen version.